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Open Text eDOCS RM

Sicheres Records Management mit zahlreichen Funktionen

Neue Gesetzgebungen und Normen bedeuten heute erhebliche Risiken für Organisationen, die geschäftskritische Informationen nicht ordnungsgemäß verwalten. Die Konsequenzen können immens sein. Dies zeigen die neuesten Skandale, welche das öffentliche Vertrauen erschüttert haben.

OpenText eDOCS RM ist eine vollständig sichere, funktionsreiche, normengerechte Records-Management-Lösung, die gemeinsam mit OpenText eDOCS arbeitet. Kombiniert mit Methodologien des Records Managements und bewährten Praktiken ermöglicht eDOCS RM ein umfassendes Lifecycle-Management von Papier- und elektronischen Records. Records Manager verbessern die Beziehungen mit Knowledge-Workern des Unternehmens. Richtlinien und Grundsätze können Sie leichter durchsetzen und die Anwendung des Records Managements effektiver kontrollieren. eDOCS RM ermöglicht einen reibungslosen Prozess für den Schutz vor Risiken wie Gerichtsverfahren oder Katastrophen. Gleichzeitig halten Sie auch komplexe gesetzliche Anforderungen einfacher ein.

Vorteile:

Funktionen:

Compliance Management: eDOCS RM bietet langfristigen Zugriff, Audit und Retention-Kontrolle des gesamten Contents - in Übereinstimmung mit rechtlichen und behördlichen Auflagen wie U.S. Department of Defense 5015.2, Sarbanes-Oxley, SEC provisions, HIPAA, The National Archive Standard (UK), DOMEA (Deutschland), MoReq Specification der Europäischen Union, VERS (Australia), ISO 15489, Section 508 und FDA 21CFR11.

Risiken minimieren: Mit eDOCS RM klassifizieren Sie nicht nur traditionellen Content wie Records, sondern auch E-Mails, Instant Messages und Rich Media. Ihr Unternehmen reduziert so Risiken. Denn Sie erfüllen Compliance-Auflagen einfacher und reduzieren Kosten im Zusammenhang mit der Offenlegung von Informationen bei Rechtsstreitigkeiten.

Einfach zu erlernen und einzusetzen: Anwender führen Records Management-Aufgaben direkt aus geläufigen Autorenwerkzeugen und Productivity Tools durch. Dadurch reduzieren Sie Trainingskosten, erhöhen die Benutzerakzeptanz und führen Ihre Records Management-Strategie schneller im Unternehmen ein.

Die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern: Anwender können Retention Codes mit Records verbinden. Records Manager benötigen weniger Zeit für die Ablage von Records. Benutzer wiederum finden Records schnell und einfach auf.

Umfassendes Sicherheitsmodell: Dieses schützt vor unautorisiertem Zugriff auf Ordner-, Dokument-, Gruppen-, Benutzer- und Aktenplanebene.

Authentizität des Contents gewährleisten: Bestimmte Regulierungen schreiben nicht nur die Aufbewahrung der Korrespondenz mit Maklern und Händlern vor. Sie legen auch bestimmte Speichermedien fest. eDOCS RM integriert sich mit EMC Centera - und ermöglicht somit eine behördliche genehmigte Lösung für die Speicherung und Aufbewahrung von Records.

Reporting: Die Integration mit OpenText Business Intelligence™ bietet zahlreiche vorkonfigurierte Berichte, welche einen schnellen Überblick über unternehmenswichtige Records oder Elemente ermöglichen, die zur Disposition stehen oder vernichtet werden können. Records Manager und Systemadministratoren entwerfen einfach maßgeschneiderte Berichte für die Verwendung in der gesamten Organisation und genauere Analyse.

Open Text eDOCS RM [PDF] [359 KB]