Dokumenten Management

Open Text eDOCS DM

“Nicht richtig verwaltete und gesicherte Informationen bringen sowohl die Gefahr des Verlusts und der unvollständigen Nutzung der Wissensressourcen des Unternehmens als auch potentielle rechtliche Risiken mit sich.”

Quelle: Meta Group

Die geschäftliche Herausforderung

Um in der heutigen Wettbewerbsumgebung erfolgreich zu sein, müssen Organisationen in der Lage sein, ihre Informationsressourcen möglichst schnell zu nutzen und so ihre geschäftskritischen Prozesse zu optimieren.
Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über die Mittel, um auf gemeinsame Informationen schnell und effektiv zuzugreifen. Laut der Gartner Group, verbringen Mitarbeiter zwischen 30 und 40 Prozent ihrer Zeit mit dem Erstellen, Suchen, Abfragen, Neuzuordnen und Organisieren von Dokumenten. Dies ist verlorene Zeit. In Branchen, in denen viel mit Dokumenten gearbeitet wird, beeinträchtigt dies den Entscheidungsfindungsprozess erheblich, behindert die Flexibilität der Organisation und schränkt die Wettbewerbsfähigkeit ein.
Um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, die Aktualität von Dokumenten sicherzustellen und den Zugriff auf geschäftskritisches Wissen unternehmensweit zu erleichtern, benötigen Organisationen ein System, das es ihnen ermöglicht, Dokumente effizient und sicher zu verwalten, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen.

Lösungen für das Dokumentenmanagement ermöglichen es Unternehmen, die mit dem Speichern, Organisieren und Suchen von Informationen verbundene Zeit und Komplexität zu verringern und aus dem gesamten Wissen vermehrt Wettbewerbsvorteile zu ziehen, wobei gleichzeitig die Sicherheit und Integrität dieser Informationen gewährleistet wird. Effiziente Lösungen erreichen dies durch die nahtlose Kombination von Dokumentenmanagementtools mit vertrauten Office-Anwendungen und Groupware-Tools, ohne dass die Benutzer neue Arbeitsweisen erlernen müssen. Das Ergebnis ist eine grössere Flexibilität des Unternehmens und produktivere Mitarbeiter, die das Wissen im Kontext sicher verwalten und nutzen…

Open Text eDOCS DM [PDF] [360 KB]

ImageWare Entwicklungen für Open Text eDOCS DM

IW-Thumbnail

Vorschaubilder für DMS-Dokumente

IW-Thumbnail ist ein Add-On zu der Dokumenten Management-Lösung Open eDOCS DM. IW-Thumbnail erstellt von den Dokumenten in der Trefferliste einer Suche kleine Vorschaubilder - sogenannte Thumbnails. Die Vorschaubilder können sowohl einseitig als auch mehrseitig generiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format das Dokument im DMS abgelegt ist. Bei mehrseitigen Dokumenten kann zwischen den Seiten hin und her geblättert werden. Gesuchte Dokumente werden so mit IW-Thumbnail schnell und einfach gefunden. Dank IW-Thumbnail wird Open Text eDOCS DM zum Bilderarchiv!

Funktionen:

• Erstellen von Vorschaubildern
• Unterstützung aller gängigen Bildformate (JPG, GIF, TIF, BMP...)
• Generieren von Vorschaubildern für MS Office Dokumente (Word, Excel, PowerPoint usw.) sowie für TXT-und PDF-Dateien
• Darstellung von HTML-Seiten als Thumbnails
• Darstellung der Vorschaubilder für ein und mehrseitige Dokumente
• Menügesteuerte Auswahl der möglichen Funktionen inklusive Kurzwahltasten
• Blätter-Funktion
• Zoom-Funktion

IW-Thumbnail [PDF] [77 KB]

IW-Attach

Anhängen von Dateien an DMS-Dokumente

Unterschriebene und gescannte Verträge direkt DMS Dokumenten beifügen.
Eine immer wiederkehrende Anforderung ist das Anfügen von Anlagen an ein im DMS gespeichertes Dokument.

IW-Attach ermöglicht das Anfügen von einer oder mehreren Anlagen im gleichen oder einem beliebig anderen Format an das Originaldokument bzw. die Originalversion
(z.B. MS Word oder eine PDF Datei an ein MS Word Dokument). Diese Anlagen können mit weiteren Funktionen von IW-Attach strukturiert angezeigt und geöffnet werden.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Das von ImageWare entwickelte Tool IW-Attach erweitert das Open Text Dokumenten Management-System um eine weitere nützliche Funktion.
Anwender von Open Text PowerDOCS und eDOCS DM 5.x können einem Dokument mit IW-Attach Attachments in jedem beliebigen Format anfügen. Das bestehende DMS-Menü wird unter dem Menüpunkt „Dokument“ um zusätzliche Auswahlmöglichkeiten - „Attachment hinzufügen“ und „Attachment öffnen“ - erweitert. Das Auswählen dieser Menüeinträge erlaubt dem Benutzer eine beliebige Datei als Anhang an das ausgewählte Dokument anzuhängen oder einen bereits existierenden Anhang zu öffnen.

Anwender erstellen beispielsweise einen Vertrag mit MS Word und legen ihn im DMS ab. Kommt der unterschriebene Vertrag vom Kunden zurück, kann er eingescannt und als Attachment in einer PDF- bzw. TIF-Datei an das Original angehängt werden. Weitere Einsatzmöglichkeiten ergeben sich so auch für Umfragen, Anträge, Zusatzinformationen sowie weitere Dokumente, die beispielsweise unterschrieben wurden.

Funktionen:

• Anhänge zu DMS-Dokumente hinzufügen
• Anhänge jeder Version der Dokumente beifügen
• Anhänge in beliebiger Anzahl einem Dokument hinzufügen
• Anhänge in beliebiger Anzahl einer Version beifügen
• Anhänge unabhängig vom Format hinzufügen
• Anhänge direkt auswählen und ansehen
• Anhänge mit Kommentaren versehen
• Anhänge mit einem Schreibschutz versehen oder publizieren
• Anhänge je nach Berechtigung wieder löschen

IW Attach [PDF] [57 KB]

IW-Foldersync

Offline-Verwaltung von Strukturen und Dokumenten

Das praktische Tool für die Offline-Verwaltung von Strukturen und Dokumenten. IW-Foldersync erweitert die Möglichkeiten der Open Text eDOCS DM. Das Tool ermöglicht das Aus- und Einchecken sowie das Vergleichen von ganzen Ordnerstrukturen und deren Inhalte mit Ordnern im Dateisystem. Durch diese Funktionen ist es nun möglich, beispielsweise sämtliche im DMS gespeicherten Projektunterlagen auf ein Notebook oder einen Memory Stick zu übertragen und somit die Mobilität und Flexibilität von Mitarbeitern zu erhöhen. Zurück im Büro können die Anwender die Ordner wieder mit dem DMS abgleichen sowie neue und veränderte Ordner und Dokumente oder Versionen in das DMS übernehmen.

Funktionen:

Check-out / Export Folder

Ein Ordner (Folder) kann mit all seinen Unterordnern und den Inhalten vollständig ausgecheckt oder exportiert und lokal auf dem Dateisystem (oder einem Memory Stick) abgelegt werden. IW-Foldersync kann darüber hinaus zum Sperren von Ordnern und Dokumenten genutzt werden, um beispielsweise eine Weiterbearbeitung im DMS temporär auszuschliessen.

Compare Folder

Diese Option erlaubt das Abgleichen von ausgecheckten oder exportierten Ordnerstrukturen im Dateisystem mit dem entsprechenden Gegenstück im Open Text eDOCS DM. Veränderte, neue und fehlende Dokumente und Ordner werden dabei angezeigt.

Check-in Folder

Mit dieser Funktion erfolgt der Abgleich von ausgecheckten Ordnerstrukturen mit dem DMS. IW-Foldersync aktualisiert im DMS sämtliche, auf dem Notebook veränderten Dokumente und Ordner. Neue Dokumente und Ordner werden im DMS erstellt und indexiert.

IW-Foldersync [PDF] [101 KB]

Open Text Document Management

Elektronische Dokumente effektiv erfassen, verwalten und weiterleiten

OpenText Document Management ist eine Dokumenten Management-Lösung, die den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente unterstützt. Sie erfasst, organisiert und kontrolliert alle Arten von Dokumenten in einem zentralen Repository.

• Implementieren auch Sie Good Governance-Praktiken und reduzieren Sie Compliance-Risiken.
• Verbessern Sie die Produktivität der Mitarbeiter durch einen schnellen Zugriff auf Informationen
• Steigern Sie den Return on Investment (ROI) durch höhere Produktivität sowie niedrige Implementations- und Ownership-Kosten
• Steigern Sie dadurch den Return on Investment (ROI)
• Nutzen Sie Investitionen in andere Technologien

Vorteile:

• Unternehmensrisiken reduzieren durch Good Governance Praktiken
• ROI steigern durch niedrige Implementations- und Ownership-Kosten
• Persönliche Produktivität und Agilität des Unternehmens steigern
• Den Wert Ihrer elektronischen Dokumente ausschöpfen
• Vorhandene Technologie-Investitionen nutzen

Funktionen:

Elektronische Dokumente organisieren und gemeinsam nutzen: Document Management verwaltet jeden Typ von elektronischen Dokumenten in jedem Dateiformat. Sie können elektronische Dokumente in Ordner-Hierarchien und Compound Documents organisieren - in drei Typen von Arbeitsbereichen entsprechend Ihren Anforderungen: Unternehmensarbeitsbereiche, Projektarbeitsbereiche und persönliche Arbeitsbereiche.

Individuelle Metadaten für Dokumente: Mit Document Management können Sie Dokumenten zusätzliche Informationen zuordnen - so genannte Metadaten. Metadaten werden indiziert und können für das Abrufen der Dokumente und für die Erstellung von Berichten auf Basis individueller Kriterien genutzt werden. Jeder Teil einer Metadaten-Information ist ein Attribut. Eine Gruppe von Attributen kann in einer Kategorie zusammengefasst werden.

Dokumente nach taxonomischen Hierarchien klassifizieren: Mehrere taxonomische Klassifizierungen können Dokumenten an ihrem ursprünglichen Speicherort zugeordnet werden. Sie können Dokumente im Dokumenten-Repository somit entsprechend der Taxonomien durchblättern und suchen - unabhängig von der Ordnerstruktur und ohne mehrere Kopien von Dokumenten erstellen zu müssen.

Dokumente bewerten: Mit Document Management können Sie ein Dokument bewerten und eine Kritik schreiben, die mit dem Dokument abgelegt wird und für andere einsehbar ist. Anwender können eine Liste mit den am besten bewerteten Dokumenten erhalten. Die Lösung zeigt aber auch die aktuellsten und am häufigsten genutzten Dokumente auf.

Prozesse automatisieren: Mit dem grafischen Workflow Designer automatisieren Sie Dokumentenmanagement-Prozesse - beispielsweise Anforderungen zum Verändern, Überarbeiten und Freigeben eines Dokuments. So gewährleisten Sie die genaue und konsistente Durchführung dieser Aufgaben. Dabei können Sie Prozesse individuell nach Ihren eigenen oder rechtlichen Anforderungen gestalten.

Mit vertrauten Authoring-Werkzeugen arbeiten: Nutzen Sie weiterhin Ihre vertrauten Anwendungen wie Lotus Mail, Microsoft Word, Excel, PowerPoint oder Outlook und öffnen sowie speichern Sie Dokumente direkt im Repository. Mit dem Windows Explorer verschieben Sie Dokumente per Drag & Drop zwischen dem Desktop und dem Repository. Zudem unterstützt Document Management das WebDAV Protokoll. Aus einer WebDAV-konformen Desktop-Anwendung erstellen Sie somit direkt eine Verbindung zum Repository.

Dokumente per E-Mail verschicken: Ordnern im Repository können Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse vergeben. Anwender können E-Mail-Anhänge somit direkt an einen bestimmten Ordner schicken. Jedes Dokument im Repository hat eine E-Mail-Funktion. Der Link auf ein Dokument oder das Dokument selbst kann also an einen beliebigen Empfänger gesendet werden.

Granulare Berechtigungen: Mit Document Management verfügen Sie über neun Berechtigungsstufen für Dokumente oder Ordner. So können Sie den Zugriff für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien individuell gestalten. Beispielsweise könnten Sie einigen Benutzer keine Zugriffsrechte für ein bestimmtes Dokument gewähren. Andere dürften es nur einsehen. Wieder andere Anwender dürften das Dokument bearbeiten und sogar löschen.

Umfassendes Protokollieren: Nutzen Sie die umfassenden Protokollfunktionen von Document Management. Dokumentieren Sie Datum, Zeit und Person für jedes Ereignis auf einem Dokument - beispielsweise Erstellen, Umbenennen, Reservieren und Freigeben, Hinzufügen und Löschen von Versionen, Einsehen, usw.

Ausgefeilte Suchfunktionen: Die Weboberfläche von Document Management enthält einen einfachen Suchbalken auf jeder Seite. Nutzen Sie etwa Volltextsuche oder Suchen in natürlicher Sprache in einem Ordner oder über das gesamte Repository hinweg. Die Lösung bietet auch Formulare für Suchanfragen mit System- und individuellen Metadaten, taxonomische Klassifikationen, Boolesche Operatoren und Modifikatoren wie Soundex sowie einen Thesaurus. Die Ergebnisseiten bieten Ergebnis-Ranking, automatische Zusammenfassungen, Gruppierung von Ergebnisthemen, Hervorhebung von Treffern und "Finde verwandte Begriffe". Benutzer können Abfragen, Ergebnis-Snapshots und Vorlagen für Mehrfachabfragen speichern.

Dokumentenversionen kontrollieren und verwalten: Kontrollieren Sie Dokumentenversionen. Verhindern Sie das Überschreiben von Dokumenten. Nutzen Sie die Check-In-/Check-Out-Funktionen von Document Management. Verwendet ein Anwender Check-Out, kann das Dokument zwar von anderen Benutzern eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Anwender können zudem die vollständige Historie eines Dokuments und den Content vorheriger Versionen einsehen.

Verwendungsberichte erstellen: Document Management bietet vordefinierte Berichte - wie Listen der größten Dokumente oder aller Unterlagen, die einem bestimmten Anwender gehören. Zusätzlich stellt die Lösung von OpenText Werkzeuge für die Erstellung individueller Berichte bereit.

Compound Documents verwalten: Verwenden Sie die Compound Document Container, um Dokumente zu verwalten, die aus mehreren Dokumenten-Dateien bestehen. Erstellen Sie Unterordner oder verschachtelte Compound Documents. Sie können wichtige und kleinere Versionen erstellen sowie Links, welche direkt zu einer bestimmten Version oder Ausgabe zeigen.

Open Text Document Management [PDF] [229 KB]