Wer wir sind ›
Lösungen ›
Open Text ECM Suite for Microsoft® ›
Open Text Regulated Documents for Microsoft SharePoint

Open Text Regulated Documents for Microsoft SharePoint

Open Text Regulated Documents for Microsoft SharePoint ist eine Lösung für biowissenschaftliche Unternehmen. Sie verwaltet Schlüsseldokumente zu beantragten neuen Medikamenten und medizinischen Geräten in einer kontrollierten Umgebung auf Basis von Microsoft Office 2007. Mit der Lösung arbeiten Anwender in der vertrauten Microsoft Office- und Microsoft SharePoint-Umgebung. Gleichzeitig gewährleisten Unternehmen Compliance mit den Regulierungen der U.S. Food and Drug Administration (FDA).

Die neue Lösung wurde 2002 bei Life Science Unternehmen eingeführt. Sie basiert auf Livelink ECM – Regulated Documents und erweitert Open Texts umfassende und bewährte Erfahrungen im Bereich Life Sciences auf eine neue Enterprise Content Management (ECM)-Plattform.

Im Gegensatz zu traditionellen, unabhängigen Regulated-Documents-Anwendungen nutzt Open Text Regulated Documents for Microsoft SharePoint die Collaboration-Funktionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 - beispielsweise Document Information Panel, Windows Workflow Foundation, InfoPath Forms und Content Management Funktionen. So verbessert sie erheblich das Benutzererlebnis sowie die Produktivität im Unternehmen.

Funktionen:

Dokumente verfassen

Dokumente verfassen Sie ausschließlich in der vertrauten Microsoft Word 2007-Umgebung. Dokumentenvorlagen und Workflows führen den Benutzer durch den Prozess. Automatische Dokumenten-Nummerierung gewährleistet, dass Dokumente entsprechend der regulatorischen Anforderungen gekennzeichnet sind. Bei einer Änderungsanfrage verbinden sich Autoren direkt aus Microsoft Word mit dem SharePoint Repository, um neue Dokumente zu sichern oder ein "Check-Out" vorhandener Dokumente durchzuführen.

Dokumente überarbeiten

Mit Workflows und Aufgaben verwalten Sie effektiv die Überarbeitung und Modifikation von Dokumenten. Die Lösung unterstützt Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten. Kleinere Überarbeitungen können Sie somit als Nebenversion ablegen. Normalerweise ist das System so konfiguriert, dass Hauptversionen und verknüpfte Protokolle automatisch archiviert werden. Dadurch gewährleisten Sie die Aufbewahrung von offiziellem Content.

Dokumente freigeben

Durch Workflows und elektronische Signaturen gewährleistet Regulated Documents, dass nur Dokumente freigegeben werden, welche den organisatorischen Richtlinien, Grundsätzen und Prozeduren entsprechen. Elektronische Signaturen werden einer nicht-veränderbaren Rendition des Dokuments hinzugefügt. Regulated Documents verwaltet vollständig die Unterzeichnungsbefugnisse in Übereinstimmung mit 21 CFR 11. Anwender können somit nur die richtigen Dokumente unterzeichnen. Zudem können nur berechtigte Anwender Unterzeichnungsrechte vergeben oder entziehen.

Dokumente archivieren

Mit der integrierten Archivierung gewährleisten Unternehmen, dass wichtige Dokumente entsprechend interner Richtlinien und behördlicher Anforderungen aufbewahrt und gespeichert werden. Ein Mausklick genügt - und Anwender greifen über die SharePoint-Oberfläche auf aktive und archivierte Dokumente zu. Mit einer einzigen Suche rufen sie diese ab.

Transparentes Metadaten Management

Mit Microsoft Office 2007 lassen sich Metadaten direkt in Dokumente einbetten und durch ein Dokumenten-Template anzeigen. Diese Informationen sind in Anwendungen wie Microsoft Word somit zugreifbar und nutzbar. Mit einer InfoPath Form stellen Benutzer Informationen über jedes Schlüsseldokument als integrierte Stufe des Dokumenten-Erstellungs-Prozesses bereit.

Gemeinsam genutzte Infrastruktur

Eine einheitliche Architektur bietet gemeinsame Services - wie gleichartige Administration, integrierte Suche, integrierte Benutzerverwaltung und Benutzerrechte, Workflow, ein Web Part Framework und einheitliche Verwendungsmuster für den Dokumentenzugriff unabhängig von dem zugrunde liegenden Repository. Dies gewährleistet Integration und Konsistenz über MOSS 2007 und andere ECM-Komponenten hinweg. Kunden können Anwendungen, Code und Seiten-Content wieder verwenden. So wird eine einheitliche Entwicklungs- und Installationserfahrung für Entwickler und IT-Experten ermöglicht.