Records Management

"Das Internetzeitalter mit seiner blitzschnellen globalen Kommunikation hat eine "Büchse der Pandora" voll neuer Verantwortungen geöffnet. Für die Verwaltung der Unmengen von Informationen, die von digitalen Dokumenten geschaffen werden, muss eine Lösung für das Lifecycle Management verwendet werden."

Quelle: Gartner, Inc

Die geschäftliche Herausforderung

Die Verwaltungsstruktur im heutigen Geschäftsklima mit seiner wachsenden Zahl an Regulierungsbehörden, Gesetzgebung und Normen schafft Risiken für Organisationen, die geschäftskritische Informationen nicht ordnungsgemäss verwalten. Die Konsequenzen einer nicht angemessenen Risikominimierung können immens sein, wie die Reihe der neuesten Skandale zeigt, die das öffentliche Vertrauen erschüttert haben, ganz zu schweigen vom Schicksal mehrerer grösserer Kapitalgesellschaften.

Organisationen, insbesondere aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Fertigung und Behörden sehen sich immer mehr Vorschriften im Umgang mit Geschäftsinformationen ausgesetzt. Papier- und elektronische Dokumente jeder Art müssen als Datensätze erklärt, klassifiziert, indiziert, organisiert, aufbewahrt und für Suchabfragen verfügbar gemacht werden, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Dennoch müssen Organisationen mit sprunghaft ansteigenden Risiken aufgrund ihrer Unfähigkeit rechnen, für die erforderlichen Datensätze genau und effizient Rechenschaft abzulegen.

Die Sache wird dadurch noch weiter kompliziert, dass E-Mails, Instant-Messaging-Protokolle, Diskussionsthreads und Rich Media zunehmend als Datensätze angesehen werden. Wenn diese und weitere sich entwickelnde Formen der Information und Kommunikation bei der Geschäftstätigkeit eingesetzt werden, müssen Organisationen sie als Datensätze aufbewahren, um mögliche Streitigkeiten abzuwenden und kommende Vorschriften proaktiv zu adressieren.

Progressive Organisationen formalisieren die Aufzeichnungsgrundsätze und suchen nach integrierten Records-Management-Systemen, um den gesamten Lebenszyklus kritischer Inhalte zu schützen, zu organisieren und zu verwalten. Fortschrittliches Records Management beseitigt redundante Informationen aller Art, verringert die Zeit, die mit dem Suchen nach Informationen verbracht wird, erfüllt komplexe gesetzliche Vorschriften und verringert das Risiko von Gerichtsverfahren, Geldbussen und anderen Strafen.

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