ImageWare Zusatzentwicklungen

IW-Thumbnail

Vorschaubilder für DMS-Dokumente

IW-Thumbnail ist ein Add-On zu der Dokumenten Management-Lösung Open eDOCS DM. IW-Thumbnail erstellt von den Dokumenten in der Trefferliste einer Suche kleine Vorschaubilder - sogenannte Thumbnails. Die Vorschaubilder können sowohl einseitig als auch mehrseitig generiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format das Dokument im DMS abgelegt ist. Bei mehrseitigen Dokumenten kann zwischen den Seiten hin und her geblättert werden. Gesuchte Dokumente werden so mit IW-Thumbnail schnell und einfach gefunden. Dank IW-Thumbnail wird Open Text eDOCS DM zum Bilderarchiv!

IW-Thumbnail Funktionen im Überblick

Erstellen von Vorschaubildern
Unterstützung aller gängigen Bildformate (JPG, GIF, TIF, BMP...)
Generieren von Vorschaubildern für MS Office Dokumente (Word, Excel, PowerPoint usw.) sowie für TXT-und PDF-Dateien
Darstellung von HTML-Seiten als Thumbnails
Darstellung der Vorschaubilder für ein und mehrseitige Dokumente
Menügesteuerte Auswahl der möglichen Funktionen inklusive Kurzwahltasten
Blätter-Funktion
Zoom-Funktion

IW-Thumbnail Broschüre Deutsch [PDF]

IW-Attach

Anhängen von Dateien an DMS-Dokumente

Unterschriebene und gescannte Verträge direkt DMS Dokumenten beifügen.

Eine immer wiederkehrende Anforderung ist das Anfügen von Anlagen an ein im DMS gespeichertes Dokument.

IW-Attach ermöglicht das Anfügen von einer oder mehreren Anlagen im gleichen oder einem beliebig anderen Format an das Originaldokument bzw. die Originalversion
(z.B. MS Word oder eine PDF Datei an ein MS Word Dokument). Diese Anlagen können mit weiteren Funktionen von IW-Attach strukturiert angezeigt und geöffnet
werden.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Das von ImageWare entwickelte Tool IW-Attach erweitert das Open Text Dokumenten Management-System um eine weitere nützliche Funktion.

Anwender von Open Text PowerDOCS und eDOCS DM 5.x können einem Dokument mit IW-Attach Attachments in jedem beliebigen Format anfügen. Das bestehende DMS-Menü wird unter dem Menüpunkt „Dokument“ um zusätzliche Auswahlmöglichkeiten - „Attachment hinzufügen“ und „Attachment öffnen“ - erweitert. Das Auswählen dieser Menüeinträge erlaubt dem Benutzer eine beliebige Datei als Anhang an das ausgewählte Dokument anzuhängen oder einen bereits existierenden Anhang zu öffnen.

Anwender erstellen beispielsweise einen Vertrag mit MS Word und legen ihn im DMS ab. Kommt der unterschriebene Vertrag vom Kunden zurück, kann er eingescannt und als Attachment in einer PDF- bzw. TIF-Datei an das Original angehängt werden. Weitere Einsatzmöglichkeiten ergeben sich so auch für Umfragen, Anträge, Zusatzinformationen sowie weitere Dokumente, die beispielsweise unterschrieben wurden.

Funktionen im Überblick

Anhänge mit IW-Attach

DMS-Dokumenten hinzufügen
jeder Version der Dokumente beifügen
in beliebiger Anzahl einem Dokument hinzufügen
in beliebiger Anzahl einer Version beifügen
unabhängig vom Format hinzufügen
direkt auswählen und ansehen
mit Kommentaren versehen
mit einem Schreibschutz versehen oder publizieren
je nach Berechtigung wieder löschen

IW-Attach Broschüre Deutsch [PDF]

IW-Foldersync

Offline-Verwaltung von Strukturen und Dokumenten

Das praktische Tool für die Offline-Verwaltung von Strukturen und Dokumenten. IW-Foldersync erweitert die Möglichkeiten der Open Text eDOCS DM. Das Tool ermöglicht das Aus- und Einchecken sowie das Vergleichen von ganzen Ordnerstrukturen und deren Inhalte mit Ordnern im Dateisystem. Durch diese Funktionen ist es nun möglich, beispielsweise sämtliche im DMS gespeicherten Projektunterlagen auf ein Notebook oder einen Memory Stick zu übertragen und somit die Mobilität und Flexibilität von Mitarbeitern zu erhöhen. Zurück im Büro können die Anwender die Ordner wieder mit dem DMS abgleichen sowie neue und veränderte Ordner und Dokumente oder Versionen in das DMS übernehmen.

Funktionen im Überblick

Check-out / Export Folder

Ein Ordner (Folder) kann mit all seinen Unterordnern und den Inhalten vollständig ausgecheckt oder exportiert und lokal auf dem Dateisystem (oder einem Memory Stick) abgelegt werden. IW-Foldersync kann darüber hinaus zum Sperren von Ordnern und Dokumenten genutzt werden, um beispielsweise eine Weiterbearbeitung im DMS temporär auszuschliessen.

Compare Folder

Diese Option erlaubt das Abgleichen von ausgecheckten oder exportierten Ordnerstrukturen im Dateisystem mit dem entsprechenden Gegenstück im Open Text eDOCS DM. Veränderte, neue und fehlende Dokumente und Ordner werden dabei angezeigt.

Check-in Folder

Mit dieser Funktion erfolgt der Abgleich von ausgecheckten Ordnerstrukturen mit dem DMS. IW-Foldersync aktualisiert im DMS sämtliche, auf dem Notebook veränderten Dokumente und Ordner. Neue Dokumente und Ordner werden im DMS erstellt und indexiert.

IW-Foldersync Broschüre Deutsch [PDF]