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Livelink ECM - File System Archiving

Livelink ECM - File System Archiving

File System Archiving

Content in jeder Phase seines Lebenszyklus steuern

Das Datenaufkommen steigt erheblich. Gleichzeitig wächst die Zahl der rechtlichen Bestimmungen, die Unternehmen bei der Verwaltung historischer Daten beachten müssen. So sind in Deutschland unter anderem das Handelsgesetzbuch, das Steuerrecht sowie die Abgabenordnung/GDPdU einzuhalten.

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass Content effizient archiviert wird - und schnell wieder verfügbar ist. Diese Ziele sollten Sie kosteneffektiv erreichen. Zudem sollten Speicherplatz eingespart und administrativer Overhead reduziert werden.

Mit Livelink ECM – File System Archiving schaffen Sie Platz auf ihren Dateiservern. Gleichzeitig speichern Sie unternehmenskritischen Content langfristig sicher – auf Basis der bewährten Archivierung von Open Text.

Funktionen:

Automatische oder interaktive Erfassung von Inhalten

Konfigurieren Sie Storage-Regeln, z.B. nach Datei-Grösse, Datum, Ordner, etc., um zu verwalten, welche Inhalte archiviert werden und auf welchen Storagemedien sie gespeichert werden sollen. Alternativ können Dateien auch einzeln archiviert werden - mit einem einzigen Klick aus dem Datei-System heraus.

Abbilden verschiedenster Szenarien

Mit File System Archiving können Sie zum einen Inhalte aus Ihren Datei-Systemen migrieren und durch einen Shortcut zum archivierten Inhalt ersetzen. Wenn Anwender auf den Shortcut klicken, öffnet sich die archivierte Datei. Zum andern können Sie Dateien in das Livelink ECM System kopieren. Dieses Szenario kommt Unternehmen entgegen, die den Zugang zu Inhalten konsolidieren wollen, die Ablage der Dateien jedoch nicht verändern möchten. Außerdem können Dateien natürlich komplett in das Livelink ECM System verschoben werden. Dies ist ratsam, wenn Sie ohnehin die Verwendung von Datei-Systemen beenden möchten.

Sicherheit und Unveränderbarkeit archivierter Dateien

Archivieren Sie Inhalte auf sicheren Speichermedien wie WORM, DVD, UDO oder "write-once" Festplatten. Zeitstempel und System-Signaturen stellen die Unveränderbarkeit der Dokumente sicher. Außerdem können Sie im Activity Log nachschauen, wer wann Dokumente aufgerufen und bearbeitet hat.

Vorausschauend planen

File System Archiving ermöglicht es Ihnen den Archivierungsprozess zu automatisieren - sichere Ablage an verschiedenen Orten oder auf hot stand-by Geräten. Außerdem können Sie Inhalte automatisch in standardisierte Formate geben (PDF, TIFF), um deren Lesbarkeit auch für die Zukunft sicher zu stellen.

Mehrfachablage von Dokumenten vermeiden

Mit Single Instance Archiving können Sie identische Inhalte auffinden, die mehrmals im Datei-System gespeichert wurden und die überflüssigen Dateien löschen. So komprimieren Sie Inhalte und verschwenden keinen Speicherplatz mehr.

Umfangreiche Suchfunktionen

Nutzen Sie die mächtige Volltextsuche für das gesamte archivierte Datei-System.

Einfaches Aufrufen archivierter Dateien

Verschiedene archivierte Dokumente können im Datei-System wiederhergestellt werden (oder in einem neudefinierten System). Dafür genügt ein einziger Mausklick in den Suchergebnissen. Shortcuts können durch die Originaldatei wieder ersetzt werden und die Inhalte können wahlweise im Livelink ECM System bleiben oder daraus entfernt werden.

Livelink ECM - File System Archiving [PDF]